L'équipe du gala
Le Gala est une association de 80 membres soudés qui travaillent toute une année pour organiser la journée de remise des diplômes des promotions sortantes de Grenoble École de Management.
Cette journée est marquée de plusieurs temps forts : les quatre remises de diplômes, les défilés et des représentations artistiques (ainsi que les cocktails, le repas et la soirée qui cette année sont annulés en raison de la situation sanitaire). Nous souhaitons lors de cette journée d’exception refléter au mieux les valeurs et l’engagement de Grenoble Ecole de Management auprès de ses étudiants tout au long de leur vie.
Le Gala est une association innovante et professionnelle au sein de laquelle règnent convivialité, sérieux et solidarité.
Nous organisons également plusieurs projets au sein de l’école, à commencer par la mémorable soirée a ticket « La Bodega », une soirée autour du thème des fêtes de Bayonne ou encore les Gala Days qui sont la semaine de promotion de l’événement et de nos partenaires durant laquelle des jeux concours et activités sont proposés.
Le pôle CRM est constitué de deux membres, une responsable et une assistante. Pour le Gala, le pôle CRM est chargé de créer et suivre la plate-forme d’inscription des diplômés et de leurs invités. Le pôle CRM gère aussi la boîte mail de l’événement et enfin les deux membres du pôle managent une équipe de 6 à 8 personnes pour l’accueil le jour J.
La trésorerie s’occupe d’effectuer le suivi budgétaire de l’ensemble de l’événement. Cela commence en amont de l’événement avec la réalisation d’un budget prévisionnel. Puis un travail avec le différents pôles concernant les devis et/ou appels d’offre. Et enfin, il y a le montage du budget réel après l’événement.
Le pôle achat est en charge du démarchage des cavistes et fournisseurs de champagne pour le Gala. Il s’occupe également de la création des cocktails et de la logistique liée aux boissons. Au vu des conditions sanitaires actuelles, le pôle fait au mieux pour présenter un cocktail de qualité aux diplômes et leurs familles.
Le pôle communication gère le site internet et les réseaux sociaux de l’association. Il vous informe de l’ensemble des modalités du GEM Gala et répond à l’ensemble de vos questions avant et après l’événement. Passionné par la communication digitale, il modernise l’image de l’association afin de s’adapter à une génération qui évolue sur les canaux digitaux. Il a retravaillé le compte Instagram et le site internet. Il conçoit les créations visuelles qui mettent en valeur l’association et le GEM Gala (affichage, courts métrages) et entretient le lien avec le groupe alumni des anciens de l’association.
Le pôle décoration du Gala a pour mission de gérer tout ce qui concerne la décoration de l’événement ainsi que la confection des goodies pour les membres de l’association. Tout d’abord, les thèmes proposés sont soumis au vote aux membres de l’association et le thème change chaque année. Ensuite, le pôle déco s’occupe de la rédaction des appels d’offre et de gérer les devis avec les prestataires. La semaine avant le jour-J, il est chargé de la mise en place de la décoration au Palais des Sports et à GEM. Cette année, la Covid-19 leur rend la tâche plus difficile et a causé notamment un retard dans la publication de l’appel d’offre, elle les oblige à effectuer leurs réunions de manière virtuel.
Durant l’événement du Gala, deux défilés ont lieu pour animer la journée. La principale mission du pôle est de trouver des boutiques d’exception pour montrer ce que la métropole Grenobloise peut offrir. Cette année, les membres du défilé ont contacté des alumni du MSc Fashion, Design & Luxury Management qui ont lancé leur propre ligne de vêtements ou d’accessoires de mode.
Nous signons des partenariats pour répondre au mieux à la demande de nos futurs clients. Pour faire face à la crise sanitaire, nous réfléchissons à l’organisation d’événements qui puissent répondre aux contraintes de distanciation sociale.
Ce pôle a pour rôle de contribuer à la bonne cohésion de l’ensemble des 80 membres de l’association. Pour cela, il gère l’organisation de nombreux événements tels que les week-ends d’intégration ou la présentation des partenaires du Gala. Le pôle réalise également une newsletter mensuelle en interne pour informer l’ensemble des membres sur l’avancée des projets.
Le pôle Get Ready organise la préparation des diplômés pour le Gala. Coiffure, manicure, tous les prestataires sont démarchés pour satisfaire les étudiants. Avant le Gala, nous proposons aussi des tenues de soirées : robes et costumes. Enfin, nous distribuerons des goodies esthétiques aux étudiants.
Cette année, le pôle logistique met les bouchées doubles pour cette édition spéciale et inédite du GEM Gala afin d’en faire l’évènement spectaculaire de l’année ! Après un démarrage difficile dû au contexte sanitaire, le pôle a pris son rythme et fait avancer le projet, aidé par tous les pôles de l’association. Coordination des pôles, appels d’offre, réunions techniques et planification, la logistique ne perd pas une minute pour pouvoir vous offrir un moment festif et rempli de surprises !
Le pôle musique gère entièrement la soirée du Gala. Du booking des artistes à la coordination de la logistique en passant par l’accompagnement des DJ, le pôle Musique veille au bon déroulement de la soirée et des prestations des artistes, tout en étant prêt s’adapter au gré des imprévus.
Au pôle partenariat nous sommes chargés de démarcher des entreprises, petites ou grandes, afin de mener à bien les projets de l’association. Nous prospectons tous les terrains, de la grande distribution au domaine de la mode, notre but est de conclure des partenariats durables qu’ils soient commerciaux ou financiers.
Au sein du Gala, le pôle Remise Des Diplômes (RDD) s’occupe de l’organisation et du bon déroulement des quatre cérémonies : Programmes Grande Ecole, Programmes Internationaux, Executive Education et Doctoral School. Les membres de ce pôle mettent en place le planning minuté de chaque cérémonie, le placement des diplômes et de leur famille, et gèrent l’organisation du concours de rock et du concours de talents école. Dans le cadre de la situation sanitaire actuelle, le pôle RDD continue d’effectuer ces missions tout en adaptant les cérémonies aux règles sanitaires et en les digitalisant afin que chaque nouveau diplômé puisse profiter de sa journée en toute sécurité, qu’il soit présent le jour J ou derrière son écran.
Le pole repas s’occupe de la partie traiteur / restauration du Gala. Cette année malheureusement, nous n’aurons pas à organiser de dîner comme les années précédentes. Nous devons nous adapter aux nouvelles modalités du Gala. Notre objectif est de trouver le meilleur traiteur pour les cocktails après les remises de diplômes, pour cela on rédige un appel d’offre et on organise des dégustations. Par ailleurs, on doit également démarcher des restaurants partenaires afin qu’ils puissent accueillir les diplômés et leurs familles à des prix abordables.
